6 мин. на чтение (слов - 1248)

3 простых шага для создания учебного пособия по программному обеспечению

Учебные пособия предназначены для обучения сотрудников особенностям продукта или конкретной задаче. Обычно они показывают, как сделать или использовать что-то с подробными шагами и могут быть экспортированы в формат PDF или Word. Создание такого документа помогает сотрудникам самостоятельно изучить любой процесс и сократить время на обучение.

В ActivePresenter можно записать программное моделирование для создания руководства по обучению сотрудников. Ниже приведен практический пример, чтобы показать, как выполнить эту задачу.

Предварительная подготовка

ActivePresenter позволяет записывать любое приложение на экране и сохранять результат в виде проекта со слайдами (проект на основе слайдов). Эти слайды показывают работу с приложением и включают в себя аннотации, которые автоматически создаются во время записи. Таким образом, можно сэкономить много времени и усилий при редактировании записанного проекта. Все это возможно благодаря функции «Запись моделирования программы».

Если забыли записать окно или кнопку при захвате экрана, можно сделать снимок экрана позже с помощью команды «Снимок экрана». Эта функция предназначена для создания скриншотов окна, объекта, всего экрана (рабочего стола), приложения или области экрана. После захвата ActivePresenter помещает эти скриншоты в текущий слайд, и их можно легко редактировать.

Предположим, что нужно научить сотрудников настраивать событие и повторяющееся событие в программе «Календарь» для Windows 10. Необходимо создать соответствующее пособие и экспортировать его как документ Word. Идея заключается в том, что сначала нужно записать симуляцию приложения «Календарь» (целевого приложения), а затем отредактировать записанный проект. После этого экспортировать проект в формат Word, используя пользовательский макет шаблона.

Ниже описывается процесс создания данного учебного пособия с помощью ActivePresenter.

Этап 1: предварительная запись

Чтобы создать эффективный документ технической поддержки, необходимо составить план. То есть, нужно выяснить, что хотите снять и как показать. Поскольку это учебное пособие, лучше использовать как можно меньше текста. В то же время используйте короткие и четкие предложения, чтобы сделать сообщение понятным, а не длинным и расплывчатым. Помните, что чем короче, тем лучше.

Подготовка текста

Одним из способов планирования текста является создание таблицы из двух столбцов.

  • Первый столбец содержит отдельный этап, который необходимо выполнить сотрудникам для выполнения задачи.
  • Во втором столбце приведены описания этапов. Каждое описание имеет изображение для визуализации информации.

Подготовка приложения «Календарь»

Зная глубоко целевое приложение (в данном случае «Календарь»), можно дать сотрудникам полезные советы и рекомендации по некоторым шагам. Кроме того, необходимо практиковать создание события и повтор события в «Календаре» для Windows 10», чтобы избежать большого количества ошибок во время съемки. Таким образом, не нужно будет резать или удалять лишние детали несколько раз.

Кроме того, убедитесь, что открыли это приложение заранее. При этом закройте другие приложения, которые могут отвлечь от процесса.

Этап 2: запись «Календаря» и редактирование записанного проекта

Как только хорошо подготовитесь, начните запись. ActivePresenter запишет все, что находится внутри выбранной области. После завершения записи приложение передает записанное содержимое на экран редактирования.

Здесь можно редактировать проект. Поскольку создается учебное пособие, вы будете выполнять эту задачу на холсте, а не на панели «Шкала времени».

При редактировании проекта обратите внимание на следующее:

  • Можно редактировать все автоматические аннотации, удалять их или добавлять новые, выбирать стиль и форматировать по своему усмотрению.
  • ActivePresenter автоматически создает название для каждого слайда в зависимости от происходящих действий на экране. Но можно изменить его, обратившись к панели «Свойства» > «Свойства слайда» > «Общее» > изменить название слайда в поле «Название».

Если хотите отформатировать название слайда в визуальном редакторе, нажмите кнопку (1) справа от поля «Название», чтобы запустить редактор форматированного текста. Редактор содержит наиболее распространенные функции форматирования для изменения имени слайда.

  • Можно добавить описание для каждого слайда, чтобы дать больше информации о каждом шаге, который сделали. Используйте для этого поле «Описание». Методика такая же, как при вводе имени слайда в поле «Название».
  • Если есть ненужные части на любом слайде и вы не хотите экспортировать их, можно использовать функцию «Активное окно» («Слайд» > вкладка «Просмотр активного окна», чтобы показать область активного окна на слайде или «Слайд» > вкладка «Изменить активное окно» для редактирования активного окна), чтобы указать части слайда, которые нужно экспортировать.

Этап 3: экспорт проекта в документ Word

После завершения этапа редактирования экспортируем проект в Word (вкладка «Экспорт» > «Microsoft Word»).

При нажатии этой кнопки отображается диалоговое окно «Экспорт в Microsoft Word»:

Это диалоговое окно предлагает множество опций. Но когда дело доходит до создания учебного пособия для сотрудников, обратите внимание на следующие:

  • Выберите «Экспортировать только область активного окна» (2) для экспорта только области активного окна.
  • Выберите «Создать Оглавление» (3), чтобы добавить оглавление в экспортированный документ, гиперссылки на слайды.
  • Используйте опции в разделе «Макет», если хотите экспортировать проект без использования шаблона.
  • Чтобы экспортировать проект в пользовательский шаблон Word, установите чекбокс «Использовать шаблон макета» (4). Как применять эту функцию, узнаете в следующей части.

Создание пользовательского шаблона Word

При экспорте в документ MS Word можно создать собственный шаблон Word. После этого ActivePresenter может использовать его для создания выходного формата. Таким образом, экспортированный документ Word будет иметь тот же стиль, что и созданный шаблон. Обратите внимание, что для создания пользовательского шаблона макета требуется Word 2013 или более поздней версии, установленной на компьютере.

Откройте файл Word с пустой страницей и выполните следующие действия для создания пользовательского шаблона Word:

Шаг 1: поместите контент на страницу. Сделайте это с помощью следующих тегов.

  • $SlideName1: определите место для названия слайда.
  • $SlideDescription1: укажите место для описания слайдов.
  • $SlideImage1: При использовании этого тега нужно вставить в Word полотно – вкладка «Вставка» > «Фигуры» > «Новое полотно». Затем щелкните правой кнопкой мыши новое полотно > «Форматировать полотно...» > «Формат фигуры» > «Макет и свойства» > «Замещающий текст» > введите $SlideImage1 в текстовое поле «Описание».

Шаг 2: стиль экспортированного контента. Можно установить стили (название шрифта, размер шрифта, цвет и т. д.) для имен слайдов и описаний слайдов. ActivePresenter будет автоматически использовать эти стили для имени и описания слайда.

Чтобы задать стили тегов, сначала выберите каждый тег. Затем перейдите на панель «Стили» (вкладка «Главная» > «Стиль» > «Создать стиль» > «Изменить»), чтобы создать новый стиль. Обратите внимание, что стили тегов нельзя настраивать напрямую.

Шаг 3: нажмите CTRL + S, чтобы сохранить файл. Не забудьте выбрать формат .dotx (или шаблон Word), чтобы сохранить его в качестве шаблона.

На данный момент уже есть шаблон макета. Теперь давайте узнаем, как экспортировать записанный проект в этом шаблоне.

Экспорт проекта с помощью пользовательского шаблона Word

Вернитесь к текущему проекту ActivePresenter и откройте вкладку «Экспорт» > «Microsoft Word». Затем выполните следующие действия:

Шаг 1: в разделе «Макет» установите чекбокс «Использовать макет шаблона».

Шаг 2: в разделе «Вывод» нажмите кнопку «Обзор» рядом с полем «Шаблон». Затем выберите созданный шаблон в файловой системе.

Шаг 3: нажмите OK, чтобы начать экспорт. После этого появится учебное пособие в виде такого документа Word.

Заключение

Технические документы опираются на четкие и хорошо продуманные инструкции, которые помогают сотрудникам выполнять как простые, так и сложные задачи. Используя ActivePresenter, можно создавать великолепные учебные пособия для сотрудников.


Как создать электронную обучающую игру «Кто хочет ...
Как изменить язык вывода при экспорте проектов

Читайте также: